客戶背景介紹

時碩工業（Global Tek）是全球知名的精密金屬零件加工製造商，深耕「一般製造業」，產品廣泛應用於汽車安全、傳動系統、工業應用及航太等高階領域。隨著企業版圖不斷擴張，跨國與跨廠區的商務交流日益頻繁。然而，伴隨業務成長而來的大量行政庶務，卻逐漸成為企業內部辦公室（OA）運作的隱形成本，驅使時碩工業開始尋求數位轉型的契機，期望將產線上的「精實管理」精神延伸至辦公室中。

面臨的痛點與挑戰

在導入 Robotiive 之前，時碩工業內部的財務與行政單位深受傳統報帳流程所苦。最大的痛點在於：頻繁且繁瑣的系統人工操作，造成了嚴重的效率低落與人力浪費。

隨著出差頻率增加，每個月都會產生海量的「出差發票」與交通里程紀錄。承辦人員必須將這些數據一筆一筆登打進公司系統，這項工作不僅枯燥，還佔用了員工大量的高價值時間。

【傳統人工報帳詳細流程】

1. 單據收集與整理： 員工出差後，提交紙本或電子的出差發票、收據與里程紀錄給行政/財務人員。
2. 人工肉眼核對： 承辦人員需逐一核實單據上的金額、統編、日期及報帳科目是否符合公司內部規範。
3. 手動登錄 ERP： 確認無誤後，人員需開啟公司內部的 ERP 系統，將發票號碼、金額、里程數等資訊「逐字逐句、逐個欄位」地鍵入系統中。
4. 重複循環作業： 面對堆積如山的報帳單，人員必須像機器一樣反覆執行相同的登打動作。

帶來的負面影響： 這套高度依賴人力的作業模式，讓原本應該進行帳務分析與成本控管的專業人員，淪為單純的「資料輸入員」。冗長的登錄過程不僅拖慢了整體的報帳與撥款進度，更極易因為視覺疲勞產生「Key-in 錯誤」，導致後續需要花費更多時間進行帳務除錯與修正。

解決方案

為了解決 OA 流程中的效率瓶頸，時碩工業引進了 Robotiive 資料輸入與文件處理自動化解決方案。Robotiive 的優勢在於能夠靈活跨越不同系統的介面障礙，精準模擬人類的操作行為，將原本破碎的資訊流完美串接。

【Robotiive 優化後的自動化流程】

1. 自動讀取單據： 系統自動擷取員工提交的出差發票與里程紀錄檔案。
2. 關鍵資訊提取： 準確抓取發票日期、金額、統編、稅額及出差里程數等核心數據。
3. 無縫拋轉 ERP： Robotiive 機器人自動登入時碩工業的 ERP 系統，依照對應的會計科目與表單邏輯，將提取到的數據精準填入對應欄位。
4. 自動防呆與建檔： 系統登打完畢後自動儲存並留下作業紀錄，整個過程實現「零人工介入」。

導入前後差異對比 (Before vs. After)

實際成效與數據

透過 Robotiive 的導入，時碩工業成功將製造端講求的「高效與精準」落實到辦公室場域，帶來了立竿見影的成效：

• 徹底消除人力浪費： 將行政與財務人員從繁瑣的 ERP 登打作業中解放出來，單筆發票的處理時間從數分鐘大幅縮減至幾秒鐘。
• 資料一致性與準確率達 100%： 機器人嚴格遵循邏輯進行資料拋轉，排除了任何手誤的可能，免除了後續帳務核對的困擾。
• 縮短報帳週期： 系統能全天候高效處理單據，大幅縮短了員工出差費用的請款與結算時間，間接提升了內部員工滿意度。
• 提升營運彈性： 面對月底或年底的報帳高峰期，不再需要依賴人工加班處理，系統能輕鬆消化瞬間暴增的業務量。

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您的企業是否也像時碩工業一樣，每個月都有處理不完的出差發票需要手動登打進 ERP？
繁瑣的人工作業不僅拖慢效率，更是對企業人力資源的隱形浪費。

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