客戶背景介紹

鐵匠金屬（IRONSMITH METAL）深耕一般製造業（General Manufacturing）多年，提供高品質的金屬加工與產品製造服務。身為傳統製造業的中堅份子，鐵匠金屬每日需處理來自四面八方的龐大客戶訂單。然而，隨著業務量穩健攀升，辦公室（OA）端的文件處理與資料建檔工作量也隨之暴增，如何有效消化這些行政作業，成為營運擴張時亟需解決的隱形瓶頸。

面臨的痛點與挑戰

在遇到我們之前，鐵匠金屬的辦公室團隊每天都深陷於耗時的「文件地獄」中。客戶傳來的訂單收據格式皆為 PDF，且公司內部要求必須將訂單資訊「依照顏色」進行精準分類與登錄。每張訂單平均包含多達 30 個項目，這些繁瑣的流程全靠人工整理與肉眼辨識。

這不僅耗費了極大的作業工時，在長時間的疲勞轟炸下，人工手動輸入也非常容易發生錯漏。只要一個品項的顏色分類錯誤或是數量打錯，都會對後續的備料與生產排程造成嚴重的負面影響。

導入前的客戶詳細流程步驟：

1. 業務助理從系統或信箱中逐一下載客戶寄送的訂單 PDF 收據。
2. 人工開啟 PDF 檔案，逐字閱讀並核對訂單內容。
3. 肉眼辨識訂單上的產品項目，並依照「顏色」屬性在腦中進行分類歸納。
4. 員工在雙螢幕或視窗反覆切換下，將分類好的 30 個項目，逐筆手動輸入至 Excel 統整表中。
5. 反覆檢查是否有漏打、錯字或顏色分類錯誤的情況，確認無誤後才算完成單筆訂單。

解決方案

為了解決高度重複且易錯的資料輸入痛點，鐵匠金屬選擇了專為製造業打造的非侵入式 AI RPA 軟體機器人——Robotiive 。此專案的核心目標為「資料輸入與文件處理自動化」，無需更改現有程式碼，即可精準串接老舊機台與現代系統 。

Robotiive 結合了 AI 電腦視覺技術，讓軟體機器人擁有「大腦」與「眼睛」，能像真人一樣操作跨系統任務 。這項 AI 電腦視覺技術是讓系統能「看懂畫面」的智慧化自動化核心技術 。透過文字擷取（OCR），系統能完美讀取影像中的文字與數字 。同時，Robotiive 具備非侵入式的特性，擁有拖拉式介面（No-Code），無需程式背景即可建立自動化流程 。

導入後的 Robotiive 優化流程：

1. 自動獲取文件：Robotiive 自動擷取接收到的訂單 PDF 收據。
2. AI 視覺辨識：透過 AI 眼睛看懂 PDF 畫面，運用 OCR 技術精準讀取文字與顏色資訊 。
3. 智慧邏輯分類：AI 大腦具備認知與判斷能力，能分析複雜情境與數據邏輯 ，瞬間將每單約 30 個項目依據顏色完成完美歸類。
4. 全自動建檔：RPA 雙手精準模擬鍵盤與滑鼠操作，執行跨系統、跨平台的自動化任務 ，將整理好的資料瞬間且無誤地填入 Excel 中。

導入前後差異比對表：

實際成效與數據

透過導入 Robotiive AI RPA，鐵匠金屬成功翻轉了辦公室（OA）的運作效率。專案最大的亮點在於，系統能自動將訂單 PDF 中依顏色分類的資訊擷取並整理至 Excel，徹底解決了過去人工整理耗時的痛點。

在數據準確度上，消除了人工疲勞帶來的潛在失誤，數據準確度達到了 ≈100% 。資料處理速度的大幅躍升，讓業務與行政團隊得以從枯燥的「複製、貼上、核對顏色」中徹底解放，將寶貴的人力資源投入到更高價值的客戶服務與業務拓展上，實現了真正的自動化轉型與效率升級。

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