客戶背景介紹
UV100 是一家深具市場知名度的服飾品牌，隨著電商業務的蓬勃發展，每日來自官方網站（WordPress / WooCommerce）的訂單量龐大。為了維持良好的客戶體驗與高效的內部營運，後勤團隊必須確保每一筆訂單的狀態都能即時、準確地在多個管理平台（如 Monday.com）之間同步。然而，隨著銷量攀升，這類高重複性、低價值的「資料搬運與核對」工作，逐漸成為阻礙營運效率擴張的巨大瓶頸。
面臨的痛點與挑戰
在導入自動化解決方案之前，UV100 的營運團隊每天都必須經歷一場「訂單處理與跨系統登打的地獄」。這些繁瑣的流程不僅耗費大量工時，更對團隊士氣與資料準確度造成了嚴重的負面影響：
【客戶原始作業流程詳細描述】
- 身分驗證登入： 員工需開啟瀏覽器登入 WordPress，並另開分頁前往 2FA 網站獲取 Authentication Code，完成二次驗證登入。
- 訂單狀態處理： 進入 WooCommerce 訂單查詢頁面，手動將「待處理」訂單分批（因系統限制，每 100 筆為一輪）進行勾選，並批次變更為「處理中」。
- 進度回報： 切換至 Monday.com 專案管理平台，在紀錄表上手動勾選「轉好狀態」並新增當日日期欄位。
- 檔案匯出與歸檔： 回到 WordPress 執行 All Export 插件，下載 XLSX 訂單資料檔，手動依據當天日期重新命名，並拖曳移動至電腦本機的年度/月份資料夾中。
- 資料邏輯處理： 開啟該 Excel 檔案，手動進行升冪排序、刪除重複值、計算總金額與件數；接著運用肉眼或手動篩選，針對特定欄位（如 L 欄訂購人、G 欄收款方式、AL 欄配送編號等）進行條件過濾與異常排除。
- 最終數據同步： 最後，將 Excel 計算出的「總筆數」、「總金額」、「總件數」等數據，手動回填至 Monday.com 的對應分頁中，並針對特定訂單（如 50ZB 訂單）執行另存檔案或刪除的動作。
導入 Robotiive 前解決方案
為了解決跨系統斷層與高度依賴人工的痛點，UV100 選擇導入專為企業打造的非侵入式 AI RPA 軟體機器人 Robotiive 。Robotiive 的核心優勢在於無需更改現有程式碼，即可精準串接不同的系統 。透過精準模擬人類的鍵盤與滑鼠操作，Robotiive 能夠執行跨系統、跨平台的自動化任務 ，提供最全面的整合方案 。
針對 UV100 的辦公室自動化（OA）情境，我們部署了以下自動化模組，將原本破碎的流程完美串接：
- Browser Automation (網頁自動化模組)： 透過跨分頁操作技術，Robotiive 能自動擷取並填入 gauth.app 的 2FA 驗證碼，突破安全驗證的阻礙。同時，具備 UI 要素辨識能力，能自動導航至 WooCommerce 目錄，並透過「循環處理機制」自動突破單頁 100 筆的限制，不間斷地完成所有訂單的狀態變更套用。
- Excel / Data Automation (資料處理模組)： 內建進階資料運算與邏輯判斷引擎，機器人能瞬間完成升冪排序、重複值過濾（Unique Count）與特定欄位的加總（Sum）。更能自動掃描 L、G、AL、AM 欄位的特定字串或空白值，精準執行預設的異常排除動作，徹底告別人眼檢核的疲勞。
- File System Automation (檔案系統管理模組)： 機器人會根據系統日期，自動生成如「處理狀態 0108」的動態檔名，並自動將檔案搬移（Move）至正確的年度與月份目錄中。
- API / Web Integration (第三方平台整合)： 透過網頁模擬或 API 技術，系統能精準定位 Monday.com 的日期欄位，自動完成進度「勾選」與計算後的「數值回填」，確保所有專案進度即時同步。
導入 Robotiive 後導入前後差異對比 (Before / After)
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比較項目
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導入前 (傳統人工流程) |
Robotiive 導入後 (自動化流程) |
| 登入與驗證 |
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機器人自動擷取並填寫，流程無縫接軌 |
| 批次訂單處理 |
受限於單頁 100 筆，需人工反覆翻頁點選，耗時費力 |
系統啟動循環處理機制，無論多少筆皆自動批次處理完畢 |
| 資料整理與檢核 |
需手動操作 Excel 排序、去重、加總，極易產生視覺疲勞與漏看 |
自動化邏輯引擎瞬間完成運算，異常值偵測準確率達 100% |
| 跨系統資料同步 |
需在 WordPress、Excel 與 Monday.com 之間手動複製貼上數據 |
機器人自動從 Excel 擷取數據，並精準回填至 Monday.com 對應欄位 |
| 檔案命名與歸檔 |
需手動改名並尋找正確的本機資料夾路徑存放 |
系統自動套用動態命名規則，並自動路徑歸檔 |
實際成效與數據
導入 Robotiive AI RPA 後，UV100 迎來了營運效率的顯著提升，並將原本耗費在「機械化操作」的精力，成功轉移至更具價值的客戶服務與行銷企劃上：
- 100% 消除人為視覺錯誤： 過去在處理龐大 Excel 表格與核對配送編號、收款方式時，極易因視覺疲勞產生漏單或錯看。RPA 導入後，邏輯檢核準確率達到 100%，大幅降低了客訴與後續補救的成本。
- 跨越單次 100 筆的系統限制： 無論當日是逢年過節的爆量訂單，還是日常營運，機器人皆能透過迴圈技術，快速且毫無怨言地處理完所有 WooCommerce 上的訂單狀態變更，處理速度遠超人類極限。
- 無縫接軌 4 大平台，實現零時差同步： 徹底打破 WordPress、2FA 驗證 APP、本地端 Excel 與 Monday.com 之間的資訊孤島。資料流動從以往的「人工搬運」升級為「全自動高速傳輸」，確保團隊所有成員在 Monday.com 上看到的永遠是最新、最正確的營運數據。
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如同 UV100 的成功經驗，企業數位轉型的第一步，就是將高重複性、易出錯的跨系統流程交給最可靠的數位員工。
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