客戶背景介紹

聯合再生能源（Neo Solar Power）是台灣太陽能產業的領導品牌，致力於提供全球高效能的太陽能電池、模組與太陽能發電系統建置服務。隨著綠能產業的蓬勃發展，聯合再生能源在各地的電廠案場數量不斷攀升。為了維持各案場的發電效率與正常運作，總部必須每日密集監控各地案場的數據，並透過系統報表進行精準的異常追蹤與管理。

面臨的痛點與挑戰

在導入自動化之前，聯合再生能源的辦公室（OA）遭遇了嚴重的「重複性行政負擔」。總部的 IT 部門每個月都會收到來自 Tableau 系統自動發送的數百封固定報表信件。

IT 團隊不僅需要分神去監控信箱，還必須充當「人肉轉運站」與「資料搬運工」。這種高度機械化且枯燥的流程，不僅消耗了極大的內部人力成本，更讓原本應該投入在系統開發與資安維護等高價值任務上的 IT 精英，被迫將時間浪費在繁瑣的文書處理與信件往返上。

導入前的客戶詳細流程步驟：

1. IT 人員每日需手動監控專用的 Outlook 信箱，等待接收 Tableau 系統發出的報表郵件。
2. 以肉眼逐一辨識特定標題的郵件，並開啟信件。
3. 將信件夾帶的 PDF 報表下載後，手動判斷該異常資料屬於哪個電廠，再將郵件逐一轉寄給多位指定的案場負責人。
4. 在接下來的幾天內，持續監控信箱，等待各電廠案場負責人回信說明異常原因。
5. 收到回覆後，人工開啟信件閱讀，將異常原因的文字反白複製，最後手動貼上、回填至總部追蹤用的 Excel 大表中。

解決方案

為了解決龐大的資料搬運與信件往返負擔，聯合再生能源選擇導入 Robotiive AI RPA 解決方案。Robotiive 最大的競爭優勢在於能「無痛導入」，完全無須更改企業現有的任何作業流程或修改底層架構，就能接手原本繁雜的人工作業，提供高度客製化的自動化服務。

導入後的 Robotiive 優化流程：

1. 智慧郵件處理與分發： Robotiive 數位員工 24 小時自動監控專用的 Outlook RPA 信箱，當偵測到 Tableau 系統發送的特定標題郵件時，自動讀取並將內附的 PDF 內容精準轉換為 Excel 表格。
2. 客製化自動追蹤： 系統透過 SMTP 功能，自動夾帶 HTML 格式的表格內容，針對異常的電廠，逐筆客製化發送詢問信件給對應的案場負責人。
3. 自動萃取與回填彙整： 當案場負責人回覆信件後，Robotiive 會自動讀取回信內容，將異常原因的文字精準擷取，並直接寫入總部的 Excel 管理大表中，完成完美閉環。

導入前後差異比對表：

實際成效與數據

導入 Robotiive AI RPA 之後，聯合再生能源的 IT 部門迎來了巨大的質化與量化改變。最顯著的成效在於，這套高度客製化的自動化系統，成功將原本需要人工逐筆發信與回填的負擔徹底消除。

透過 RPA 穩定處理每個月數百封的繁瑣操作，直接減少了 95% 的人工處理時間。現在，系統完全接管了日常的行政搬運工作，IT 團隊僅需在極少數的「例外情況」下才需要介入處理。這不僅消除了人工複製貼上的錯漏風險，更讓企業的寶貴人力資源得以釋放，轉而投入推動公司更具戰略意義的綠能專案中。

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